Registro elettronico: le corrette modalità d'uso a scuola [Nota MiM]

Il Ministero dell’Istruzione ha pubblicato una nota ufficiale il 4 aprile 2024 per chiarire le modalità d'uso corretto a scuola del registro elettronico, sottolineando che si tratta di uno strumento riservato esclusivamente alle finalità istituzionali e didattiche.

Vietato l'uso improprio del Registro Elettronico scolastico

Secondo quanto stabilito, ogni utilizzo improprio del registro, come l’inserimento di contenuti estranei all’ambito scolastico o attività commerciali, è espressamente vietato. Questa piattaforma digitale, introdotta dal D.L. n. 95/2012, ha lo scopo di supportare la gestione delle attività educative, facilitare la comunicazione con le famiglie e veicolare informazioni ufficiali. Pertanto, ogni funzione o contenuto non coerente con tali obiettivi deve essere escluso.

Funzioni consentite e divieti: cosa si può e cosa no

Nel dettaglio, il registro elettronico può essere utilizzato dai docenti per gestire assenze, voti, giudizi e annotazioni, mentre studenti e genitori possono accedervi per consultare compiti, presenze e risultati scolastici. Inoltre, rappresenta un canale istituzionale per trasmettere comunicazioni ufficiali tra scuole e Ministero.

Sono invece vietate le seguenti attività:

• inserimento di contenuti pubblicitari o link a siti commerciali;
• invio di messaggi con fini promozionali o di marketing;
• uso di funzionalità ricreative come oroscopi, mini-giochi o chat;
• trasferimento di dati personali a soggetti terzi non autorizzati.

Tali restrizioni sono imposte per tutelare la natura pubblica del registro e per proteggere i dati sensibili degli studenti e delle famiglie.

Accesso digitale sicuro e interoperabilità con altri sistemi

Per accedere al registro è obbligatorio l’uso di identità digitale (SPID, CIE, eIDAS), compreso lo SPID per minori. A supporto di ciò, il Ministero ha predisposto un Gateway delle identità per facilitare l’integrazione. È inoltre richiesto che il registro sia interoperabile con i principali sistemi scolastici, come SIDI, ANS, la Piattaforma Unica e Pago in Rete.

Anche l’accessibilità è un punto centrale: le scuole devono garantire il rispetto delle normative nazionali ed europee, così che ogni utente – incluse le persone con disabilità – possa fruire dei servizi in modo equo.

Protezione dei dati e continuità operativa

Le istituzioni scolastiche sono designate come Titolari del trattamento dei dati personali e hanno l’obbligo di adottare specifiche misure di sicurezza, come:

• redazione della DPIA (Valutazione d’impatto sulla protezione dei dati);
• rilascio dell’informativa sulla privacy;
• nomina degli incaricati e dei Responsabili del trattamento.

I fornitori di servizi digitali che operano sul registro sono Responsabili esterni e devono rispettare rigorose regole in materia di riservatezza, formazione del personale e gestione delle violazioni di dati (data breach).

Infine, è fondamentale garantire la continuità operativa e la possibilità di trasferire i dati ad altri sistemi informatici su richiesta delle scuole. In caso di guasti o interruzioni, il sistema deve assicurare il ripristino rapido delle funzionalità (Disaster Recovery) e l’adeguamento alle disposizioni sulla sicurezza informatica nella Pubblica Amministrazione.

Una nota ulteriore riguarda le scuole del primo ciclo: secondo la circolare n. 5274 dell’11 luglio 2024, è necessario affiancare al registro elettronico anche il diario cartaceo degli alunni, per sviluppare nei più giovani l’autonomia nella gestione degli impegni scolastici.

La Nota ufficiale del MiM