Privacy registro elettronico: cosa dice il Garante sulla gestione dei docenti assenti?
E' una violazione della privacy indicare sul registro elettronico il nome del docente assente per uscite anticipate? Cosa dice la normativa.
Scuolalink
La gestione delle assenze sul registro elettronico solleva dubbi sulla privacy. Indicare il nome del docente assente o fornire dettagli che ne permettono l’identificazione, come in caso di ingressi posticipati o uscite anticipate, può costituire una violazione dei dati personali. La normativa europea (GDPR) impone infatti la minimizzazione dei dati, bilanciando il diritto all'informazione delle famiglie.
La privacy e la gestione delle assenze
La gestione delle sostituzioni dei docenti assenti, così come la decisione di posticipare gli ingressi o anticipare le uscite delle classi, rientra nelle competenze organizzative del Dirigente Scolastico. Nella pratica quotidiana, queste mansioni possono essere delegate allo staff di dirigenza. Si tratta di aspetti cruciali che le scuole gestiscono in modi diversi, spaziando dal tradizionale registro cartaceo, con la firma del sostituto, a software dedicati, fino al registro elettronico, oggi lo strumento indubbiamente più diffuso. Proprio l'utilizzo di quest'ultimo solleva interrogativi delicati.
Spesso la prassi più diffusa è quella di pubblicare in bacheca degli avvisi rivolti alle famiglie, come per esempio: "La classe X entra alle 9:00 per assenza del docente" o, peggio, citando esplicitamente il nominativo del professore. Ebbene, queste comunicazioni, permettendo di identificare facilmente il lavoratore assente, si configurano come una palese violazione della privacy?
Privacy registro elettronico e il quadro normativo GDPR
La questione tocca il cuore della tutela dei dati personali in ambito scolastico. Il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR - Regolamento UE 2016/679) è il riferimento normativo cardine. L'articolo 4 definisce "dato personale" qualsiasi informazione che renda una persona fisica identificabile, direttamente o indirettamente, come un nome, un numero di identificazione o elementi caratteristici della sua identità. L'articolo 5 impone principi fondamentali: i dati devono essere trattati con liceità, correttezza e trasparenza e, soprattutto, devono essere "adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario" (principio di minimizzazione dei dati). Citare il nome del docente assente o la fascia oraria (che ne permette l'immediata identificazione) eccede la semplice finalità informativa verso le famiglie.
Le indicazioni del Garante e le soluzioni pratiche
Il Garante per la Privacy, nel vademecum "La scuola a prova di privacy", ha più volte ribadito la necessità di non divulgare, nemmeno tramite sigle, le specifiche causali di assenza (es. permessi sindacali, motivi sanitari), che rientrano in categorie particolari di dati. Per bilanciare il diritto all'informazione di famiglie e studenti con la riservatezza, la comunicazione deve essere neutra. Frasi come "La classe X entra alle 9:00" o "per motivi organizzativi" sono sufficienti. Sebbene alunni e genitori possano desumere l'identità del docente (fatto inevitabile), la scuola non deve fornire attivamente dati eccedenti. L'ingresso posticipato della classe non è un dato sensibile, purché la comunicazione sia visibile solo agli interessati e non citi nominativi. Si consiglia di segnalare eventuali criticità al Dirigente Scolastico per una riformulazione degli avvisi.
